Hvad kan AI bruges til i en virksomhed?

De tolv mest almindelige opgaver

1. Læse kundehenvendelser og skrive udkast til svar. Indbakken sorteres, og hver henvendelse får et udkast, som en medarbejder godkender eller retter. Relevant når svartiden er blevet et problem.
2. Samle beskeder fra flere platforme ét sted. Mail, kontaktformular og sociale medier i én oversigt, så ingen henvendelse bliver væk.
3. Skrive tilbud ud fra kundens oplysninger. Forespørgslen bliver til et udkast efter jeres egne priser og regler. Relevant når tilbud tager lang tid og ligner hinanden.
4. Følge op på kunder der ikke har svaret. Opfølgningen sendes på det aftalte tidspunkt, uden at nogen skal huske den.
5. Opdatere dashboards automatisk. Tal hentes fra kilderne og regnes sammen, så ingen bruger en fast del af ugen på det samme regneark.
6. Skrive rapporter og opsummeringer. Længere materiale skrives sammen til det, modtageren har brug for at vide.
7. Planlægge og producere indhold til sociale medier. Indhold skrives og gøres klar efter en aftalt plan og tone.
8. Producere video, billeder og tekst. Materiale til markedsføring og undervisning, ud fra jeres eget produkt og jeres egne oplysninger.
9. Søge i virksomhedens egne dokumenter. Medarbejderne spørger på almindeligt dansk og får svar med henvisning til kilden.
10. Registrere oplysninger fra mails og dokumenter. Oplysninger læses ud og skrives ind i det system, hvor de hører til, så ingen taster det samme to gange.
11. Automatisere booking og påmindelser. Aftaler bookes, bekræftes og huskes automatisk.
12. Give medarbejderne en intern AI assistent. En assistent der kender virksomhedens egne oplysninger, arbejdsgange og tone.

De tre spørgsmål der afgør, om en opgave egner sig

Gentages den? AI betaler sig på opgaver der sker igen og igen. En opgave der løses én gang om året, er sjældent værd at automatisere, uanset hvor irriterende den er.

Er reglerne til at beskrive? Hvis en erfaren medarbejder kan forklare en ny kollega, hvordan opgaven løses, kan reglerne som regel også gives til et system. Opgaver der kræver skøn i hvert eneste tilfælde, skal beholde et menneske ved roret.

Hvad koster en fejl? Er svaret "ingenting, vi retter den bare", kan opgaven køre automatisk. Er svaret "en vred kunde eller et forkert beløb", skal AI arbejde i udkast, og et menneske godkende. Begge dele er fint, men det skal besluttes før byggeriet, ikke efter den første fejl.

Sådan prioriterer I listen

Giv hver opgave to karakterer fra 1 til 5: hvor meget tid den koster om måneden, og hvor let den er at beskrive med regler. Opgaven med den højeste sum bygges først. Det lyder banalt, og det virker, fordi det tvinger diskussionen væk fra "hvad er teknisk spændende" og hen til "hvad koster os mest". Regnestykket bag er beskrevet i hvordan kommer virksomheder i gang med AI.

Hvor skal man starte?

Start ikke med teknologien. Start med at finde de opgaver, der gentages hver uge på præcis samme måde, de steder hvor de samme oplysninger tastes ind flere gange, og de henvendelser der venter længst på svar. Det er næsten altid dér, den første løsning skal bygges, fordi effekten kan mærkes med det samme.

Hvad kræver det af jer?

I skal ikke kunne noget teknisk. I skal kunne fortælle, hvordan arbejdet foregår i dag, afsætte tid til en gennemgang, og udpege en person der kan svare på spørgsmål undervejs. Resten er vores arbejde.

Hvad AI ikke bør bruges til

Beslutninger med konsekvenser skal blive hos mennesker. I de løsninger vi bygger, arbejder AI i udkast hvor fejl har betydning: den skriver svaret, mennesket sender det. Og nogle opgaver løses bedre med en simplere ændring end med AI. Når det er tilfældet, siger vi det.